在数字化浪潮的推动下，定制化AI助手正逐渐成为提升工作效率的利器。如今，即便不具备专业的编程知识，人们也能轻松创建属于自己的AI助手，从而实现工作流程的优化和时间管理的升级。关键在于明确自身需求，并挑选合适的AI平台。为了帮助大家更好地了解各平台的优劣，文末还附上了主流AI平台的详细测评。
生成式AI在节省时间方面的确有着显著优势，但频繁上传文件和重复输入提示词却可能适得其反。为了解决这一问题，许多平台推出了定制助手功能，如ChatGPT的“定制GPT”、Claude的“项目”以及Gemini的“Gem”。这些定制助手能够保存常用的提示词，从而避免了重复输入的繁琐过程。
无需编程技能，定制助手也能大显身手。以我自己为例，我曾创建了一个AI营销助手，它存储了过往的新闻稿、文章和帖子。每周，我都会利用它进行头脑风暴，或者将新闻稿拆分成适合社交媒体发布的片段。除此之外，我还创建了反馈助手、技术支持助手、研究总结器和项目跟踪器。整个创建过程通常不超过20分钟，但却为我节省了大量的时间和精力。
作为一名长期从事数字化职场领域工作的从业者，我搭建过许多网站，但在创建这些定制助手时，编程技能几乎毫无用武之地。在过去两年里，我不仅创建了多种定制模型和助手，还帮助他人完善了他们自己的助手。如果你能够清晰地描述一个项目，或者撰写一份工作描述，那么你就完全具备了创建定制AI助手的能力。
让我们先来了解一下AI助手都能做些什么，然后再深入探讨如何构建和使用它们。
AI助手的多样化应用场景
定制化AI助手的用途极为广泛，以下是其在四个主要领域的应用：
1. 写作、营销与沟通：AI助手能够协助撰写社交媒体帖子、报告、幻灯片，甚至处理客户投诉。与一次性提示词相比，定制助手能够提供更清晰的指导和示例，从而大大节省了寻找资料的时间。
2. 操作指南与故障排除：你可以向AI助手介绍你的技术设置，从而随时获得个性化的解答。同样的方法也适用于财务、税务、数据分析、汽车使用说明等多个领域。不过需要注意的是，生成型AI可能会产生“幻觉”，因此在使用其提供的信息时，务必进行核实。
这种方法还能帮助客户更快地获得专业建议。例如，客户成功分析师罗伯塔就利用AI助手自动化处理常规客户咨询，从而能够专注于更复杂的问题，并提供更优质的回复。
3. 提高生产力与项目管理：定制AI助手可以对任务进行分类和优先级排序，从会议记录中提取行动事项，并构建和更新项目时间表。例如，企业家萨拉·多普每天早晨都会使用一个Claude项目来规划任务优先级，并思考学习目标。随着“智能体”的引入，基于聊天的AI助手也将能够直接连接到笔记应用、日历、任务列表等程序。
4. 战略建议、指导与培训：你可以创建一个随时在线的反馈平台，配备所需的专业知识，并根据你的偏好进行配置。技术副总裁肯·罗曼诺就创建了一个定制GPT模型，模拟经理的反馈意见，用于优化产品路线图并呈现给高管团队。
在开始时，你可以在上述四个领域各创建一个通用AI助手。但随着经验的积累，你可能会发现，创建更多专注于特定任务的助手，往往能够获得更好的结果。例如，你可以分别创建用于撰写开发客户的邮件和制作推销演示文稿的助手。
创建专属定制助手：详细步骤
确定了AI助手的用途之后，就可以按照以下步骤来创建并使用它了。
1. 选择合适的平台
你的选择可能受到组织提供的AI工具的限制，但如果能够自主选择，那么就应从自身需求出发。例如，截至本文撰写时，ChatGPT是唯一一个可以通过语音与定制助手进行对话的平台。如果你主要使用助手进行写作，Claude在写作风格的把握上表现得最为出色，但它没有与互联网的实时连接。
如果你需要对谷歌文档或Gmail邮件线程进行总结或分析，那么Gemini Gem则更具优势。人工智能的回复可能会受到平台所包含的训练数据以及其安全机制的影响。此外，不同平台在如何使用你的聊天记录方面也存在差异。因此，在选择平台之前，了解这些差异至关重要。
2. 开始尝试
创建新AI助手最简单的方式是通过聊天对话。你需要提供包含背景信息或角色指令的提示词，这些是你认为AI平台为回答问题或完成任务所需要的。
即使是经验丰富的AI用户，在获得有用的回复之前，也可能需要进行一些反复尝试。通过提供大量明确的反馈，可以加快这一过程。例如：“第2、3和6点很好，但第1点过于冗长，第4和5点违反了我向你展示的品牌指南。”
一旦你开始获得较为理想的结果，不妨回顾你所使用的指令，以及引导人工智能朝着正确方向改进的反馈信息。然后，将这些内容加以整合，从而形成新助手自定义指令的初稿。你甚至可以让人工智能平台代劳，例如：“依据本次聊天的结果，为一位营销文案撰写人员编写一套自定义指令，指令需涵盖我在本次对话中给出的所有反馈意见。”
3. 编写定制指令
核心在于你为助手撰写的指导说明。它明确了助手的身份、目标、任务，以及你希望它如何开展工作。用第二人称来撰写这些指令（例如“你将做这件事”），并为助手设定一个清晰的角色定位。比如：“你是一位注重细节的数据分析师，为一位对错误零容忍的严苛老板工作”，或者“你是一位风格略带幽默的编辑，擅长从公司博客的投稿人那里挖掘出独特之处”。
同时，明确你希望助手生成的输出类型，例如：“你负责清理数据集并以CSV表格形式返回结果；你要以要点的形式提供关于研究方法的建议”。为你的AI助手设定目标和KPI，比如：“你的目标是找出节约成本的方法”，或者“你希望从每篇内容中获取最多的潜在销售线索”。此外，通过提供关于语气的指导，明确你希望助手回应时的语气风格。
根据平台的不同，你可能在指令中可以使用的字符数量上有上限，因此高效表达至关重要。而撰写出色指令的最好方法通常是向非定制AI求助。例如：“你是一位人工智能顾问兼提示词工程师，正在帮助一位销售专业人士打造一个定制化的AI工具，用于撰写销售提案、跟进邮件和谈话要点。请为AI起草一份定制指令……”
4. 提供知识或背景文件
当你为定制助手提供参考文件时，它们会变得更强大。例如，我为支持一个复杂的技术项目而创建的虚拟项目经理，背后有我们的原型图以及一些文件作为支撑。这些文件提供了关于项目愿景和路线图的背景信息，还有一些详细的技术信息。
让AI助手投入工作
你的AI助手不会一开始就完美无缺。在你持续得到好的结果之前，你可能需要尝试一些不同的指令，更新它的指令，并为它提供更多的背景文件。对于它做错的地方、你希望它改进的方向，以及它做得正确的地方，都要给予大量反馈，并添加可能有用的额外文件作为示例或背景信息。一旦你发现了哪些因素提高了它的性能，就修改助手的核心指令——你甚至可以让它根据会话的情况自己修改指令。
在稳步提高AI助手的准确性和有效性方面进行投入，将会在节省时间和提高回复质量方面带来巨大的回报。当你通过一次性会话使用人工智能时，你可能会多次回顾并在对话线程中添加内容，以便利用你提供给它的知识。但你可能会发现，如果对话线程足够长，平台就会开始“忘记”你已经告诉它的事情，或者给你发出警告。然而，当你拥有一个已经加载了你的文件和指令的自定义助手时，你可以为每个工作会话开启一个新的对话线程。
一旦你拥有了一个高效、能够支持你工作的自定义AI助手，你花在纠结指令上的时间就会减少，而花在利用AI完成核心任务上的时间则会增多。这不仅能够提升你的工作效率，还能让你在数字化时代中更加从容地应对各种挑战。
